Recientemente hemos lanzado Mi colegio, un nuevo portal para mejorar la comunicación entre el IB y los Colegios del Mundo del IB. Este portal utiliza software de última generación para ofrecer a los Colegios del Mundo del IB una manera sencilla de enviar datos al IB y recibir la información más actualizada.
Está diseñado para que los colegios encuentren toda la información que se relaciona con ellos en un único lugar y para simplificar tareas como la actualización de su perfil y la solicitud para ofrecer un nuevo programa. Sustituye a la parte de IBIS que almacena los datos de los colegios y se integra con otros sistemas del IB para garantizar que la información sea coherente y correcta. Además, se actualiza las 24 horas del día, los siete días de la semana. El portal ya está disponible y los colegios pueden acceder a él a través de la barra azul de la parte superior del sitio web del IB.
Hemos pedido a Lyndsay Agans que nos cuente las ventajas que presenta este portal para los colegios y que nos hable del proceso de desarrollo.
P: Describa la nueva plataforma Mi colegio con tres palabras.
Conexión. Este aspecto es un elemento central de la plataforma y hace referencia a la relación con los colegios, la participación en una comunidad internacional más amplia y la interacción con la comunidad educativa. La conexión supone un enorme avance.
Optimización. La tecnología permite crear un sistema eficaz y fácil de usar. Los usuarios comprenden el entorno gracias a su diseño intuitivo. Funciona tal y como se espera.
Dinamismo. El portal Mi colegio utiliza la misma plataforma basada en la nube que emplean otros sistemas del IB. Esta es una de las cuatro fases que comprende el desarrollo del sistema. El objetivo es que Mi colegio se convierta en el único punto de acceso para todas las tareas de los colegios.
P: ¿Cuáles son los principales cambios que observarán los colegios?
El aspecto. La estética es diferente, por lo que inmediatamente sabrán que se encuentran en un sistema distinto. Hemos trabajado mucho para mejorar la experiencia del usuario en general, pero los cambios más importantes son los que se implementarán en el futuro partiendo de esta nueva base.
Uno de los cambios más destacables es que ahora los usuarios contarán con un sistema de ayuda integrado a medida que introducen sus datos. De esta manera, invertirán menos tiempo en el proceso. Es muy probable que no perciban la propia tecnología, dado que la buena tecnología no presenta inconvenientes y es prácticamente invisible.
P: Cuando empezaron a trabajar en Mi colegio, ¿cuáles eran sus objetivos? ¿Cree que los han logrado?
Nuestra idea era ofrecer una experiencia más completa en los procesos y facilitar la relación entre el IB y todos los Colegios del Mundo del IB. Para ello, invertimos mucho en comprender los procesos relacionados y las funciones que serían de más utilidad para nuestros usuarios. Sabemos que el mejor sistema es aquel que pasa desapercibido mientras se trabaja.
Uno de nuestros principales objetivos era crear un sistema en el que la tecnología no interfiriera. Por decirlo de otro modo, el nuevo sistema no podría conllevar la modificación total de nuestros procesos y programas. De hecho, un aspecto fundamental del proyecto era que pudiéramos mantener el alto nivel de rigor y desarrollo de nuestros procesos de autorización y evaluación.
Otro de los objetivos era el servicio. En el IB, es importante contar con un equipo colaborativo que trabaje bien de forma conjunta. El número de personas que han intervenido en el sistema es enorme. Aparte del personal técnico, han colaborado responsables de operaciones regionales, personal del departamento global de servicios a los colegios y otros grupos. Se trata de un sistema colaborativo.
Desde una perspectiva general, Mi colegio combina tres maneras diferentes de trabajar, dado que cada región contaba con su propio sistema para expresar el interés en los programas, completar los formularios de información de los colegios y solicitar la categoría de colegio solicitante. A la hora de crear Mi colegio, tuvimos en cuenta numerosos factores, como las culturas, las áreas geográficas y las perspectivas. Tomamos elementos que eran en apariencia diferentes pero compartían la misma filosofía del IB, y redujimos los puntos de divergencia para garantizar una experiencia global coherente y fluida. No fue tarea fácil, pero teníamos que sacar el proyecto adelante. Creemos que todos los colegios deben poder disfrutar de una experiencia de la misma calidad a la hora de comunicarse y trabajar con el IB.
¿Que si logramos nuestros objetivos? El sistema no es perfecto, pero nada lo es en esta vida. No obstante, es mejor que lo que teníamos y es un sistema flexible que permite prestar un mejor servicio a los colegios. Tiene la capacidad de adaptarse y mejorar con el tiempo, dado que podemos responder rápidamente a las necesidades de los usuarios.
P: ¿En qué sentido se facilitará la labor de los coordinadores una vez que tengan el perfil de su colegio en Mi colegio?
Notarán un ahorro de tiempo instantáneo. Nuestro objetivo es facilitar su trabajo con una gran cantidad de pequeños cambios que, conjuntamente, den lugar a un ahorro de tiempo considerable. Por ejemplo, el panel del colegio incluirá una serie de enlaces útiles para que los coordinadores no tengan que buscar constantemente los documentos de referencia. Actualmente, los coordinadores tienen que acceder a distintos lugares para iniciar sesión y poder realizar diferentes tareas. En este sentido, reduciremos y unificaremos la experiencia para que les resulte mucho más fácil navegar y realizar sus tareas. De este modo, podrán volcar su atención en lo que realmente importa: el colegio. Al final del proceso, toda la información de nuestros sistemas estará vinculada. La integración de nuestra infraestructura para que todo funcione ha supuesto un increíble trabajo de organización.
P: Muchas personas se sienten intimidadas por la tecnología. ¿Cómo consigue Mi colegio, cuyo sistema es muy diferente de los antiguos mecanismos de comunicación con el IB, facilitar la navegación y la obtención de respuestas?
Nuestro objetivo es la facilidad de uso. Teníamos el propósito de crear un sistema cuya navegación no precisara de un manual de usuario. Basta con iniciar sesión para acceder a un sistema conocido pero más fácil de utilizar. Es como acostumbrarse a un coche nuevo.
P: ¿Cuáles son las características distintivas de Mi colegio?
El sistema está diseñado como una plataforma formativa: refleja los valores y el proceso relacionados con qué significa ser un Colegio del Mundo del IB y por qué. Otro de sus elementos distintivos es la forma en que se formulan las preguntas. El plan de acción del colegio ha pasado a ser un documento de trabajo dinámico que se completará con la información proporcionada y estará a disposición de los colegios para que lo actualicen y lo utilicen en su proceso de mejora. Es importante destacar que el sistema es muy fiable y seguro ya que cumple con los estándares más altos de la industria.
P: ¿Qué ofrecerá a los colegios la siguiente fase de Mi colegio?
La siguiente fase será el lanzamiento de la solicitud de categoría de colegio solicitante, que los colegios también utilizarán para añadir un nuevo programa. Tenemos previsto implementar esta importante función a principios de 2016. Los colegios podrán avanzar más rápidamente por el proceso gracias a unos sistemas más inteligentes.
La facturación automatizada y el estado de las cuentas son otras funciones que planeamos implementar en 2016 para los usuarios. Además, la plataforma ofrecerá una mejor experiencia en todos los elementos relacionados con la Red de educadores del IB (IBEN). Los informes se completarán de forma dinámica, los plazos serán más breves y se ofrecerá una mayor garantía de calidad. Por último, estamos entusiasmados con el lanzamiento del proceso de evaluación en línea y esperamos poder ofrecer esta función a los usuarios a mediados del próximo año.
Lyndsay Agans lideró el equipo que creó Mi colegio con una increíble dedicación. Antes de incorporarse al IB hace poco más de un año, Lyndsay trabajó durante más de una década en el ámbito de la educación superior, donde ejerció de investigadora y responsable de proyectos centrados en las tecnologías educativas y el aprendizaje digital. Su trayectoria profesional incluye proyectos como la Fundación Bill y Melinda Gates, la Agencia de Proyectos de Investigación Avanzados del Departamento de Defensa (DARPA, por sus siglas en inglés), la Fundación Ford y la Fundación Nacional de Ciencias de EE. UU., entre otros.