Nous avons récemment lancé Mon établissement, une nouvelle plateforme qui vise à améliorer la communication entre les écoles du monde de l’IB et l’organisation. Grâce à un logiciel de pointe, les écoles du monde de l’IB disposent désormais d’un moyen simple pour envoyer des données à l’organisation et recevoir les dernières informations.
Cette plateforme a été conçue pour que les établissements scolaires aient à leur disposition un endroit unique qui centralise toutes les informations en rapport avec leur établissement. Elle vise également à simplifier les formalités, comme mettre à jour leur profil et présenter leur candidature pour mettre en œuvre un nouveau programme. Mon établissement remplace la partie du système IBIS qui stockait les données des établissements et il est alimenté par les autres systèmes de l’IB afin de garantir la cohérence et l’exactitude des informations. Il est en outre mis à jour 24h sur 24, 7 jours sur 7. Les établissements peuvent d’ores et déjà s’y connecter en suivant le lien pertinent dans la barre de navigation bleue, en haut du site Web de l’IB.
Nous avons demandé à Lyndsay Agans de nous en dire plus sur les avantages de cette nouvelle plateforme pour les établissements scolaires et de nous donner un aperçu de son processus de développement.
Q : Décrivez-nous la plateforme Mon établissement en trois mots.
Reliée. La plateforme est axée sur la création de lien. Elle met en relation les établissements scolaires, leur permet de rejoindre une communauté internationale plus large et relie la communauté éducative. Cela représente un énorme pas en avant.
Simplifiée. La technologie rend cette plateforme efficace et conviviale. L’environnement intuitif répond à la logique des utilisateurs. En effet, la plateforme fonctionne de la manière attendue.
Dynamique. Mon établissement ainsi que les autres systèmes de l’IB utilisent une solution de stockage en nuage. Nous ne sommes qu’à la première étape des quatre prévues dans le développement du système. Mais à terme, les établissements se connecteront à Mon établissement pour toutes les procédures.
Q : Quels sont les principaux changements que les établissements remarqueront ?
La présentation. L’esthétique est très différente et on remarque immédiatement qu’il s’agit d’une nouvelle plateforme. Nous avons fait beaucoup d’efforts pour améliorer l’expérience générale des utilisateurs. Toutefois, les changements les plus importants restent à venir et seront introduits dès que la base sera bien en place.
Les utilisateurs auront désormais accès à une aide intégrée lorsqu’ils saisissent leurs données, c’est l’un des grands changements. Cela signifie qu’ils passeront moins de temps sur le processus. Ils ne remarqueront certainement pas la technologie qui se cache derrière tout ça car le propre d’une bonne technologie est d’être pratiquement invisible.
Q : Quels étaient vos objectifs lorsque vous avez commencé à travailler sur Mon établissement ? Pensez-vous les avoir atteints ?
Nous voulions enrichir l’expérience des différents processus et faciliter la communication entre l’organisation et chaque école du monde de l’IB. Pour cela, nous avons pris le temps de comprendre les processus en question afin de déterminer les éléments qui seraient les plus utiles pour les utilisateurs. Une chose est sûre : le meilleur système est celui que vous ne remarquez pas pendant que vous travaillez.
L’un de nos principaux objectifs était de concevoir un système dans lequel la technologie ne serait pas un obstacle. En d’autres termes, le nouveau système ne devait pas nous demander de changer complètement nos processus et nos programmes. Nous devions absolument maintenir notre haut niveau de rigueur et de développement tout au long des processus d’autorisation et d’évaluation.
Un autre de nos objectifs était le service. À l’IB, nous accordons une grande importance au fait d’avoir une équipe collaborative qui travaille bien ensemble. Énormément de personnes sont intervenues dans la conception de ce système, et je ne parle pas seulement des spécialistes en technologie, mais des responsables des opérations régionales, des services mondiaux aux établissements scolaires, etc. Il s’agit vraiment d’un système collaboratif.
À un niveau plus élevé, Mon établissement est la fusion de trois façons différentes de travailler. En effet, chaque région dispose de son propre système qui permet aux établissements d’exprimer leur intérêt envers les programmes, de remplir les formulaires de renseignements et d’envoyer sa demande de candidature. En créant Mon établissement, nous avons pris en compte une myriade de facteurs, notamment les cultures, la géographie et les perspectives. Nous avons pris des éléments qui semblaient différents mais qui obéissaient à la même philosophie de l’IB, puis nous en avons réduit les points de divergence afin de garantir une expérience mondiale homogène et cohérente. Cela n’a pas été facile mais nous devions y arriver. Nous sommes convaincus que tous les établissements scolaires devraient bénéficier de la même expérience d’une qualité exceptionnelle quand ils communiquent et travaillent avec l’IB.
Avons-nous atteint nos objectifs ? Le système n’est pas parfait mais la perfection n’existe pas. Il est cependant meilleur que le système précédent. Il fait preuve de souplesse et permet de mieux servir les établissements scolaires. Grâce à ce système nous pourrons répondre rapidement aux besoins de nos utilisateurs car sa capacité d’adaptation nous permettra de l’améliorer au fil du temps.
Q : En quoi le travail des coordonnateurs sera-t-il facilité une fois qu’ils auront créé leur profil sur Mon établissement ?
Ils constateront un gain de temps immédiat. Notre objectif est de faciliter leur travail de bien des façons pour qu’ils puissent gagner un temps précieux. Par exemple, tous les liens utiles se trouveront sur le tableau de bord du système, facilitant ainsi la navigation des coordonnateurs lorsqu’ils cherchent des documents de référence. Aujourd’hui, les coordonnateurs doivent se connecter à des plateformes différentes pour effectuer leurs diverses tâches. Nous cherchons à éviter cela et à consolider leur expérience pour leur permettre de naviguer et d’accomplir leurs tâches bien plus aisément. Ils pourront ainsi concentrer toute leur attention où il se doit, à savoir sur l’établissement scolaire. À terme, tous nos systèmes seront reliés. Cela a impliqué un incroyable changement organisationnel au moment d’intégrer notre infrastructure pour atteindre cet objectif.
Q : De nombreuses personnes sont intimidées par la technologie. En quoi Mon établissement, qui est très différent du système utilisé auparavant pour communiquer avec l’IB, facilite-t-il la navigation et permet-il de mieux répondre à leurs questions ?
Nous voulons que cette assimilation soit facile. Pour cela, nous avons voulu créer un système qui ne requiert aucun manuel d’utilisation pour la navigation. Dès la première connexion à Mon établissement, la plateforme vous semble familière, tout en étant plus facile à utiliser. C’est un peu comme acquérir un nouveau véhicule et s’y habituer.
Q : En quoi Mon établissement se démarque-t-il ?
Le système est construit pour être formatif : il reflète les valeurs et le processus du « quoi » et du « pourquoi » associés au fait d’être une école du monde de l’IB. La façon de poser des questions est également différente. Le plan d’action de l’établissement est devenu un document dynamique et fonctionnel qui sera rempli avec les renseignements fournis et sera mis à la disposition des établissements pour qu’ils puissent le mettre à jour et l’utiliser dans le cadre de leur processus d’amélioration. Vous noterez également que le système jouit d’une fiabilité et d’une sécurité conformes aux normes de l’industrie les plus élevées.
Q : Que peuvent attendre les établissements scolaires de la prochaine phase de Mon établissement ?
La prochaine étape est le lancement de la demande de candidature, que les établissements utilisent également pour proposer un programme supplémentaire. Nous nous préparons à lancer cette fonctionnalité essentielle début 2016. Grâce à des systèmes plus intelligents, les établissements pourront faire avancer le processus plus rapidement.
La facturation automatique et le statut des comptes sont d’autres caractéristiques que nous souhaitons mettre en place en 2016. En outre, nous améliorerons l’expérience liée à tous les éléments en relation avec le réseau de collaborateurs de l’IB (IBEN). Les rapports seront remplis automatiquement, les temps de traitement seront plus courts et il y aura une meilleure assurance de la qualité. Enfin, nous sommes très heureux de développer pour la première fois le processus d’évaluation en ligne et nous espérons proposer cette fonctionnalité aux utilisateurs d’ici au milieu ou à la fin de l’année prochaine.
Lyndsay Agans a dirigé l’équipe qui a réalisé un travail exceptionnel permettant de créer Mon établissement. Avant de rejoindre l’IB il y a un peu plus d’un an, elle a passé plus de 10 ans dans l’enseignement supérieur en tant que chercheuse et chef de projet. Son travail a principalement porté sur les technologies pédagogiques et l’apprentissage numérique. Elle a notamment travaillé sur des projets pour la Bill & Melinda Gates Foundation, la DARPA (Defense Advanced Research Projects Agency), la Ford Foundation, et la National Science Foundation, entre autres.